Klasseren en archiveren, de missing links naar een efficiëntere bedrijfsvoering

Aankoopfacturen, verkoopfacturen, kasboeken, arbeidscontracten, loonfiches, verzekeringspolissen, kopieën van investeringen … Ondernemen brengt heel wat papierwerk met zich mee. En al die documenten bewaart u het best op een gestructureerde en overzichtelijke manier.

Wat als …?

Want wat als de arbeidsinspectie plots binnenvalt? Kunt u onmiddellijk uw arbeidsreglement, arbeidsovereenkomsten en afwijkingsregisters voorleggen? Of wat als u een ongeval moet aangeven bij uw verzekeringen? U hebt uw polisnummer nodig. Hebt u die polis goed bewaard? En wat als uw klanten of leveranciers u opbellen over een bepaalde factuur? Dan wint u tijd en komt u professioneel over als u meteen alle betalingsdetails van uw verkoop- en aankoopfacturen terugvindt.

Alles op orde

Is uw administratie een chaotische warboel? Dan verliest u veel tijd om de juiste documenten te lokaliseren. En tijd is geld. Het gevolg? Uw bedrijf verliest inkomsten. Worst case? Sommige documenten verdwijnen spoorloos, waardoor u kosten moet maken om duplicaten te krijgen. Of erger: u bevindt zich in een zwakke positie bij discussies over betalingen, voorwaarden of dekkingen.

De remedie? Klasseren en archiveren. Zo vermijdt u een administratieve chaos en maakt u uw bedrijfsvoering efficiënter.

Tips voor orde in uw administratie

U hoeft heus geen zware investeringen te doen om uw administratie op orde te krijgen. Met deze tips klaart uw administratieve hemel al snel op.

  • Verwerk uw inkomende post op een systematische en doordachte manier
  • Reserveer voor elke klant een aparte map en orden uw documenten alfabetisch of chronologisch.
  • Stop aankoop- en verkoopfacturen in twee aparte mappen. Orden die mappen chronologisch met de meest recente factuur bovenaan.
  • Schaf u een handige archiefkast aan.
  • Maak tijd om uw administratie te doen. Blokkeer een vast moment in de week om uw papierwerk af te handelen.

Hebt u zelf te weinig tijd om aan uw administratie te besteden? Of houdt u zich liever bezig met uw corebusiness?
Neem dan zeker eens contact op met ADS&Meer en ontdek hoe wij orde kunnen brengen in uw administratie. Flexibel én betaalbaar!